El proceso de constitución de una nueva empresa puede ser un trámite tedioso y que generalmente no genera valor. De hecho, en muchas ocasiones, es el CEO el que se encarga de estos trámites sabiendo que debería estar pensando en asuntos que conciernen directamente al crecimiento de su empresa.
El hecho de tener que cumplimentar documentos infinitos, visitar las oficinas del registro, de hacienda o de la seguridad social, hacen que un proceso que no genera valor se convierta en una pérdida de tiempo de aproximadamente 5 horas de trabajo operativo en tu negocio.
Se puede reducir esa pérdida de tiempo si se siguen unos simples pasos que nos evitarán tener que volver con las manos vacías de alguna de las oficinas públicas por la falta de algún documento esencial.
ELECCIÓN DE FORMA JURÍDICA PARA LA CONSTITUCIÓN
La primera reflexión que tenemos que llevar a cabo es la elección adecuada de la forma jurídica. Si bien es cierto, las elecciones más comunes pueden ser el empresario individual (Autónomo) o la sociedad limitada. Debemos conocer la existencia de otras formas jurídicas para desarrollar una actividad:
- Empresario individual
- Comunidad de bienes
- Sociedad Civil
- Sociedad Limitada
- Sociedad Anonima
- Sociedad Cooperativa
En total, existen 20 formas jurídicas diferentes que difieren tanto en el número de socios mínimo, la aportación inicial y la responsabilidad. Por ello, una de las cosas más importantes a la hora de crear una empresa es saber la responsabilidad que adquirimos.
El empresario individual, sin lugar a duda es el más expuesto. Responde con todo su patrimonio presente y futuro frente a cualquier infracción o demanda que reciba derivada de su actividad. A diferencia de una sociedad con responsabilidad limitada, la cual responde de las infracciones que esta cometa. Sin embargo, en el caso de que la sociedad cometa infracciones por mala gestión, esta responsabilidad podría saltar al administrador que entonces sí respondería con su patrimonio de forma equivalente al empresario individual.
Para esta casuística, nos centraremos en analizar el proceso de constitución de una sociedad limitada, puesto que la constitución del empresario individual no requiere un proceso de constitución como tal.
10 PASOS PARA CONSTITUIR TU EMPRESA
En Demium hemos resumido el siguiente proceso de constitución en 10 pasos para que nuestros emprendedores no pierdan tiempo ese preciado tiempo:
- Solicitud de certificado negativo de nombre. Este proceso tarda un máximo de 3 días hasta que se produce la reserva del nombre sugerido.
- Solicitud de CIF provisional. Mediante el modelo 036, podemos solicitar el CIF provisional. La administración asignará un CIF en el plazo de 10 días.
- Selección de Notaría u operador CIRCE*.
- Apertura de cuenta bancaria en constitución. Aún no tenemos constituida la empresa por lo que solicitaremos una cuenta bancaria en constitución para poder hacer las aportaciones iniciales hasta los 3.000€ (capital minimo sociedad limitada).
- Solicitar los certificados bancarios para presentarlos ante el notario.
- Enviar la información a la notaría:
- Datos socios
- Estatutos base
- Detalle de las aportaciones (certificados bancarios)
- Certificación negativa de nombre
- Firmar en la notaría y recoger la escritura al cabo de 2 días.
- Presentación del Modelo 600
- Presentación en el registro mercantil:
- Mod. 600 presentado
- Provisión de fondos
- Escritura de constitución
- Alta de actividad en Hacienda, de nuevo, mediante el modelo 036. En el momento en que se asigne NIF la entidad queda obligada a presentar la documentación pendiente:
- Fotocopia de escritura de constitución
- Fotocopia de NIF de los socios.
- Modelo 036 cumplimentado.
Complementariamente puedes realizar el alta de cuenta de cotización en la tesorería general de la seguridad social. Pero este trámite suele realizarlo el asesor fiscal, laboral y contable que confeccionará los impuestos y las nóminas.
OTROS TRÁMITES NECESARIOS
Los pasos comentados son los básicos para la creación de una empresa, cumpliendo con la legalidad de la constitución de empresas. Sin embargo, pueden existir tramites accesorios a estos:
- Licencias de obra
- Cambio de titularidad o de actividad
- Registro de la propiedad
- Registro de la propiedad industrial, patentes y marcas.
Por último, a pesar de que un asesor parece un lujo para empresas de reciente creación, hay que tener en cuenta que todo empresario tiene obligaciones fiscales que atender puntualmente ya sean mensuales, trimestrales o anuales.
Se pierden aproximadamente 157h anuales en la preparación de impuesto, confección de nóminas y trámites burocráticos. Por lo que es recomendable trasladar a un profesional de la fiscalidad estos aspectos de cara a poder estar totalmente centrado en la evolución de tu negocio y no perder más tiempo del necesario en el modelo 303 (declaración de IVA trimestral).
* CIRCE (Centro de información y red de creación de empresas), donde pueden realizar constituciones express siempre y cuando estés dispuesto a adherirse a unos estatutos standard.
Espero que esta información te haya servido y si te queda alguna duda, no dejes de contactarte conmigo!
Alex.